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1. 제안서 양식 측면
- 제출할 양식은 3가지 유형이 있다.
- 제출용 제안서: RFP 상의 응답내용과 제안의 전체 내용이 하나도 빠짐없이 기술되어 있는 제안서
- 요약본 제안서: 제안 평가자들을 위해 제출용 제안서에서 중요 장표들을 발췌하여 만든 요약본 제안서
- 발표용 제안서: 제안 발표를 위해 간추려 만든 자료. 발표 제한 시간 등 고려하여 작성
- 일반 기업 제안서 템플릿은 모드 가로형이고, 공공 제안서 템플릿은 발표용을 제외하고는 보통 세로형이다.
- 제안서 양식은 복잡하고 정신없는 제안서보다는 깔끔하고, 간단한 제안서 템플릿이 좋다.
- 색은 최대한 자제하고, 보통 한 장표에 3~5가지 색을 넘지 않는다.
- 제안서 템플릿에는 표준 폰트 및 크기에 대해 정확한 예제를 작성하여 작성자들과 공유한다.(예, 헤드폰트 맑은고딕 14, 본문 맑은고딕 12 등)
- 작성 시에 "~합니다, ~습니다"로 할 것인지 "~함" 등으로 끝낼 것인지 표준을 정한다.
2. 제안서 내용 측면
- 고객이 원하는 내용 및 방향성을 정확히 파악해서 현실성있고, 정확하게 제안서를 작성하는 것이 가장 중요하다.
- 제안사 관점 보다는 고객이 주어인 고객의 니즈와 효용 관점에서 작성해야 한다.
- 하나의 장표에 너무 많은 내용을 담지 말고, 1장표 = 1메세지의 원칙을 지킨다.
- 고객이 선택할 옵션을 많이 제시하면, 클라이언트가 선택하기 힘들어지므로 하나만 제시한다.
- 경쟁사와 차별화 될만한 제안 내용을 포함한다.
- 작성 완료 후에 반드시 확인해야 할 사항은 다음과 같다.
- 오탈자 확인
- 제안 평가표의 내용 중에 빠진 부분이 없는지 확인
- 평가자가 평가할 수 있도록 정확히 표현이 되었는지
- 고객의 입장에서 읽었을 때 모르거나, 애매한 내용은 없는지 확인